Как подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных
Каждая организация или ИП, которая обрабатывает персональные данные, обязана уведомить об этом Роскомнадзор. Это требование статьи 22 Федерального закона № 152-ФЗ. Без уведомления вы работаете вне закона, даже если все остальные документы в порядке. Разберём пошагово, как правильно подать уведомление и избежать типичных ошибок.
Кто обязан подавать уведомление
По общему правилу уведомление обязан подать каждый оператор персональных данных. Оператор - это любое лицо (юридическое или физическое), которое организует и осуществляет обработку ПД и определяет её цели.
На практике уведомление должны подать:
- Интернет-магазины
- Сайты с формами обратной связи и регистрацией
- Работодатели (обработка данных сотрудников)
- Медицинские учреждения
- Образовательные организации
- Любые компании с базой клиентов
Исключения из обязанности уведомления
Закон предусматривает случаи, когда уведомление можно не подавать:
| Исключение | Пример |
|---|---|
| Обработка данных сотрудников в рамках трудового законодательства | Кадровый учёт, начисление зарплаты |
| Данные получены в связи с заключением договора | Договор с клиентом, в котором он является стороной |
| Обработка только ФИО (без дополнительных данных) | Список участников мероприятия |
| Обработка данных для однократного пропуска | Пропускная система на территорию |
| Данные обрабатываются без средств автоматизации | Бумажные журналы и картотеки |
Однако на практике большинство компаний попадают сразу под несколько оснований обработки. Если хотя бы одно основание не входит в список исключений, уведомление подавать обязательно. Рекомендация юристов: подавайте уведомление в любом случае, это бесплатно и снижает риски.
Что нужно подготовить перед подачей
Прежде чем заполнять форму, соберите следующую информацию:
- Реквизиты организации - полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес, контактные данные
- Перечень категорий обрабатываемых данных - какие именно данные вы собираете (ФИО, контакты, паспортные данные и т.д.)
- Категории субъектов - чьи данные обрабатываете (клиенты, сотрудники, контрагенты)
- Цели обработки - зачем вам нужны эти данные
- Правовые основания - на каком основании обрабатываете (согласие, договор, закон)
- Меры безопасности - какие технические и организационные меры защиты применяете
- Сведения о трансграничной передаче - передаёте ли данные за рубеж
- Сведения о месте хранения - где физически расположены серверы с базами данных
- Ответственное лицо - ФИО и контакты лица, ответственного за обработку ПД
Способы подачи уведомления
Подать уведомление можно тремя способами:
1. Через портал Роскомнадзора (рекомендуемый способ)
Самый удобный и быстрый вариант:
- Перейдите на сайт pd.rkn.gov.ru
- Выберите раздел «Подать уведомление»
- Заполните электронную форму
- Подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
- Отправьте
Если у вас нет УКЭП, заполните форму на портале, распечатайте, подпишите и отправьте бумажную версию.
2. Почтой России
- Заполните форму уведомления
- Распечатайте в двух экземплярах
- Подпишите руководителем и поставьте печать (при наличии)
- Отправьте заказным письмом с уведомлением в территориальное управление Роскомнадзора по месту регистрации
3. Лично
- Принесите заполненную и подписанную форму в территориальное управление Роскомнадзора
- Получите отметку о принятии на вашем экземпляре
Пошаговая инструкция заполнения на портале
Разберём процесс заполнения электронной формы на портале pd.rkn.gov.ru:
Шаг 1. Регистрация на портале. Создайте учётную запись или войдите через Госуслуги.
Шаг 2. Выбор типа уведомления. Выберите «Уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных».
Шаг 3. Заполнение сведений об операторе. Укажите полное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон и email.
Шаг 4. Правовое основание обработки. Выберите из списка или укажите конкретные нормативные акты (152-ФЗ, Трудовой кодекс и т.д.).
Шаг 5. Цели обработки. Опишите каждую цель отдельно. Например: «Заключение и исполнение договоров купли-продажи», «Направление рекламных рассылок».
Шаг 6. Категории данных и субъектов. Для каждой цели укажите, какие данные собираете и чьи.
Шаг 7. Меры безопасности. Опишите применяемые средства защиты: шифрование, контроль доступа, антивирусная защита.
Шаг 8. Сведения о хранении. Укажите адрес расположения баз данных (для облачных решений - адрес дата-центра провайдера).
Шаг 9. Проверка и отправка. Внимательно проверьте все поля и отправьте уведомление.
Сроки рассмотрения
После подачи уведомления Роскомнадзор регистрирует его в течение 30 дней. После регистрации вы появитесь в реестре операторов персональных данных. Проверить наличие в реестре можно на сайте Роскомнадзора.
Когда нужно подавать информационное письмо (изменения)
Вы обязаны уведомить Роскомнадзор об изменениях в течение 10 рабочих дней, если:
- Изменились реквизиты организации
- Изменились цели обработки
- Добавились новые категории данных или субъектов
- Изменились меры безопасности
- Изменилось место хранения данных
Для этого подаётся информационное письмо через тот же портал.
Частые ошибки при подаче уведомления
- Неполный перечень целей обработки. Указали «исполнение договоров», но забыли про «маркетинговые рассылки» или «аналитику посещений сайта».
- Несоответствие адреса хранения данных. Указали адрес офиса, а данные хранятся на серверах хостинг-провайдера.
- Отсутствие обновлений. Компания переехала, изменила деятельность, но не обновила сведения в реестре.
- Ошибки в реквизитах. Опечатки в ИНН, ОГРН, юридическом адресе.
- Указание только одного основания обработки. Обычно оснований несколько: согласие, договор, законный интерес.
Штрафы за неподачу уведомления
За непредставление или несвоевременное представление уведомления предусмотрена административная ответственность по статье 19.7 КоАП РФ:
- Для должностных лиц: от 3 000 до 5 000 рублей
- Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей
Кроме штрафа, отсутствие в реестре привлекает дополнительное внимание при проверках. Роскомнадзор может провести внеплановую проверку и обнаружить другие нарушения.
Как упростить процесс
Подача уведомления требует чёткого понимания того, какие данные вы обрабатываете, на каком основании и с какими мерами защиты. Ошибки в уведомлении могут привести к дополнительным проверкам.
Начните с подготовки базовых документов: политики конфиденциальности и согласий на обработку ПД. Генератор документов Порядок поможет создать юридически корректные документы за несколько минут. Имея готовую политику конфиденциальности, вы легко перенесёте из неё всю необходимую информацию в форму уведомления Роскомнадзора.